Management assistent(e)

Pidpa is niet zomaar een waterbedrijf. We zijn een integraal waterbedrijf met duurzame water-oplossingen op maat voor de uitdagingen van morgen. Alles wat Pidpa onderneemt, ademt ‘duurzaamheid’ en ‘innovatie’. Werken bij Pidpa is je verantwoordelijkheid nemen voor onze klanten, werken in team en jezelf ontwikkelen.

• Je zorgt voor een correct agendabeheer door meetings en afspraken vast te leggen en je houdt hierbij rekening met een efficiënte indeling van tijd, deadlines en prioriteiten van het managementteam. Je zorgt daarnaast voor tijdige herinneringen en je coördineert eventuele wijzigingen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne collega’s of externe partijen ter ondersteuning van de bestuursorganen en het managementteam.
• Je organiseert en faciliteert vergaderingen en bereidt vergadermaterialen voor. Tijdens de managementvergaderingen neem je nauwkeurige notities en stel je gedetailleerde verslagen op die de belangrijkste discussiepunten, beslissingen en actiepunten vastleggen.
• Je beheert vertrouwelijke documenten en dossiers en je zorgt voor een nauwkeurige archivering hiervan.
• Je maakt de bestelbonnen op voor verschillende diensten binnen de organisatie en verwerkt deze op een correcte manier.
• Je zorgt voor dagdagelijkse administratieve taken zoals het verwerken van de binnenkomende post of het doorsturen van de juiste documenten zoals de persmap, wachtregeling, …
• Je coördineert de planning van zakelijke reizen en boekt hierbij hotels, vluchten, restaurants, … Je vraagt telkens de nodige reisverzekering aan en je verwerkt nadien de afrekeningen.
• Je ondersteunt in het organiseren van events en denkt hierbij na over nieuwe mogelijkheden om het verloop hiervan zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Deelnemingsvoorwaarden - Harde criteria:

• Je bezit een Bachelor diploma, bij voorkeur in office management of je kan gelijkwaardige ervaring voorleggen.
• Je hebt minstens twee jaar werkervaring in een functie als management of executive assistent(e).
• Je schrijft en spreekt vlot Nederlands.
• Je hebt een basiskennis van MS Office.

Deelnemingsvoorwaarden - Soft criteria:

• Je houdt van organiseren en ondersteunen, wat de kernwoorden van deze functie zijn.
• Je hebt sterke administratieve, organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Je bent punctueel en hebt oog voor detail.
• Je houdt van een open en eerlijke communicatie.
• Je bent discreet en handhaaft een hoog niveau van vertrouwelijkheid bij alle aspecten van het werk.
• Je kan zelfstandig werken en kan goed prioriteiten stellen.

• Een kans om te werken in een dynamische en innovatieve omgeving waar je echt een verschil kunt maken in de toekomst van water en voor onze klanten.
• Een rol binnen een gedreven en ondersteunend team dat samenwerkt aan het realiseren van onze missie.
• Een uitdagende functie met ruimte voor initiatief, ontwikkeling en groei.
• Afhankelijk van je relevante ervaring situeert je bruto startloon zich tussen 3.346,46 (twee jaar ervaring) en 4.733,59 euro (15 jaar ervaring). Dit wordt aangevuld met een mooi pakket extralegale voordelen, zoals ruime doorgroei– en opleidingsmogelijkheden, maaltijdcheques, aanvullend pensioenplan, hospitalisatieverzekering, cafetariaplan, dertiende maand en een aantrekkelijke verlofregeling, … (meer informatie hierover vind je op onze website onder jobs/wat bieden wij).
• Daarnaast biedt Pidpa je als duurzame werkgever de mogelijkheid tot terugbetaling van openbaar vervoer en een fietsvergoeding. We zetten in op jouw welzijn door o.a. een goede work-life balance door de glijdende uren en thuiswerkmogelijkheden.

Verloop van de sollicitatieprocedure:

Bezorg ons je motivatiebrief, cv en een kopie van je diploma ten laatste op 29/10/2024. Na een eerste cv-screening licht jij in een (online) verkennend gesprek je ervaring, motivatie en verwachtingen verder toe. Wij geven je meer informatie over de werkomgeving en de functie zelf. Hierna volgt een (online) assessment center waarin we dieper ingaan op je competenties. Tot slot volgt er een finaal gesprek en gaan we na of er een match is met de functie en het team binnen Pidpa.

Timing van de selectieprocedure:

• Uiterste sollicitatiedatum: 29/10/2024
• CV-screening: 30/10/2024 of 31/10/2024
• Verkennend gesprek: 06/11/2024 of 08/11/2024
• Assessment center: 13/11/2024, 14/11/2024 of 15/11/2024
• Jurygesprek: 20/11/2024

Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan de timing wijzigen. Heb je nog een vraag? Stuur een mailtje naar jobs@pidpa.be