Coördinator burgerlijke stand (B1-B3)

Is leiding geven jouw ding en haal je graag het beste in mensen naar boven? Zitten efficiëntie en optimaliseren in je bloed? En wil je meewerken aan een snelle, slimme en klantgerichte dienstverlening van team burgerzaken in Kortrijk?

Team Centraal Onthaal en Burgerzaken bevindt zich in het stadhuis en bestaat uit twee deelteams: team burgerzaken (30 medewerkers) en team centraal onthaal (11 medewerkers). Deze teams werken nauw samen in het aanbieden van een zo klantvriendelijk mogelijke dienstverlening en zetten voortdurend in op een doorgedreven digitalisering, vernieuwing, vereenvoudiging en verbetering van processen. Het invoeren van het digitaal thuisloket, het stadhuis op afspraak en het platform buitenlandse studenten zijn hier voorbeelden van. Klanten kunnen bij team burgerzaken terecht voor een grote diversiteit aan dienstverlening: van het aanvragen van een identiteitskaart tot het wijzigen van het adres, van aangifte geboorte over het voorbereiden van een huwelijksdossier tot het veranderen van een naam, van het adviseren van klanten over hun verblijf tot het inschrijven van een nieuwkomer en nog zoveel meer.

Team burgerzaken omvat de deelteams bevolking, andere nationaliteiten en burgerlijke stand. Je komt terecht in het deelteam burgerlijke stand dat instaat voor de correcte registratie van alle belangrijke levensmomenten: geboorte, huwelijk, overlijden... Dit team komt ook regelmatig in contact met dossiers in een internationale context (bv. buitenlandse akten) en legt linken tussen verschillende wetgevingen.

Je realiseert de doelstellingen van het beleid en zet in op een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening.

• Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteitsvolle realisatie van de klantgerichte dienstverlening van team burgerlijke stand, zowel t.a.v. de externe als interne klant. Je hebt hierbij zeker oog voor digitalisering, vereenvoudiging en verbetering van processen.

• Je bent het aanspreekpunt voor de organisatie, de burgers en de medewerkers bij problemen. Indien nodig kom je tussen bij conflicten met klanten en neem je een bemiddelende rol op in klachtendossiers.

Je coördineert de werking van het team en werkt actief mee (zowel front-als backoffice).

• Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werkplanning van team burgerlijke stand. Je verdeelt de taken en zorgt voor een efficiënte personeelsbezetting. Je zoekt naar oplossingen bij bezettingsproblemen en garandeert de basisdienstverlening. Je bent zelf flexibel om binnen de specifieke openingsuren van de dienst de werking op te volgen.

• Je gaat na of opdrachten correct en efficiënt gebeuren volgens de afspraken en zorgt waar nodig voor duidelijke afspraken indien deze ontbreken.

• Samen met je collega’s begeleid je de klant doorheen een veelheid aan informatie en het kluwen van procedures en wetgeving. Je zorgt ervoor dat de klant zich uniek voelt en snel, adequaat en klantgericht geholpen wordt.

Je geeft leiding aan je medewerkers.

• Je geeft leiding aan jouw medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van de visie en het personeelsbeleid van Kortrijk, waar we gaan voor een evenwicht en combinatie van een resultaats- en mensgerichte aanpak.

Je zet je schouders onder de projecten binnen je eigen team of binnen de organisatie.

• Op basis van jouw expertise, kritische analyse van werkprocessen en signalen die je oppikt uit het werkveld, suggereer je proactief verbetervoorstellen om de werking en de dienstverlening verder te optimaliseren.

• Je ondersteunt het team, de directie of de organisatie bij bepaalde projecten waar jij en/of je team een meerwaarde kunnen bieden. Je durft verder kijken dan je eigen team en stimuleert je medewerkers om zich ook flexibel in te zetten als de organisatie daar om vraagt. (bv. de organisatie van de verkiezingen, onverwachte nieuwe noden, tijdelijk verschuiven om een ander team uit de nood te helpen, …).

Je ontwikkelt je eigen expertise en dat van jouw team.

• Je volgt de wetgeving en beleidsbeslissingen op en past procedures aan bij wijzigingen.

• Je staat open voor vernieuwing en verandering. Je ondersteunt je leidinggevende tijdens de implementatie van nieuwe afspraken en denkt actief mee rond de praktische uitvoering ervan. Je durft zaken in vraag stellen en stelt je op als een constructieve, flexibele meedenker.

Belangrijk voor deze functie:

• De dienstverlening wordt met het team in beurtrol en volgens een planning verzekerd. Tijdens de weekdagen wordt permanentie voorzien van 9u tot 17u. Op maandag is het stadhuis open tot 19u en op zaterdagvoormiddag tot 12u30 (beurtrol 1/4). Je werkt gemiddeld 38 uur per week.

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma of een diploma dat rechtstreeks toegang geeft tot niveau B (zie: Bijlage 2 | Vlaanderen.be)

  OF Je bent niet in het bezit van een bachelor diploma of een diploma dat rechtstreeks toegang geeft tot niveau B maar slaagt voor een niveau- en capaciteitstest.

• EN Je beschikt over minstens 2 jaar aantoonbare relevante beroepservaring in het leiden van een team of van een project(team) (bijvoorbeeld als leidinggevende, coördinator van een project, (informeel) verantwoordelijke of aanspreekpunt voor de dagelijkse werking zoals het opmaken van de dagelijkse planning, uurroosters, personeelszaken,…).

Ervaring in de materie van team burgerzaken is een pluspunt, maar belangrijker is de goesting om je hierin in te werken.

• Een voltijds contract van onbepaalde duur op B1-B3 niveau.
• Naast anciënniteit vanuit de openbare sector of onderwijs, kan ook relevante ervaring uit de privésector of als zelfstandige meegerekend worden met een maximum van 18 jaar. De loonschalen vind je terug op onze website, bij “veelgestelde vragen”. Concreet kan je – afhankelijk van de toegekende anciënniteit – een brutoloon verwachten van minimaal € 3025,85 en maximaal € 4530,28 bij opstart.
• Maaltijdcheques van 7,5 euro.
• Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor partner en kinderen.
• Gratis aansluiting bij GSD-V.
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Fietsvergoeding.
• Eindejaarspremie.
• Groepsverzekering (tweede pensioenpijler).
• Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.
• Een coachingstraject voor leidinggevenden.
• We zetten in op welzijn en werkgeluk, met teambuildings, after work cafés, personeelsevents, webinars, workshops, sport over de middag, enz.
• Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen.

Ontdek waarom het zo fijn is om voor Kortrijk te werken op werkenbijkortrijk.be of lees de veelgestelde vragen.

Screening CV

Aan de hand van de toelatingsvoorwaarden gaan we na of je al dan niet kan deelnemen aan deze selectieprocedure.

Kandidaten die niet in het bezit zijn van een bachelor diploma (of diploma dat toegang geeft tot niveau B) worden uitgenodigd voor een door ons aangeleverde online niveau- en capaciteitstest. Deze test scoort op leervermogen, analytische denkvermogen en inzicht. Slaag je voor deze niveau- en capaciteitstest, dan word je uitgenodigd voor de selectieprocedure.

Deel 1: Korte mondelinge proef (speedinterview)

Indien er meer dan 7 kandidaten toegelaten worden tot de selectieprocedure worden digitale speedinterviews georganiseerd. Tijdens een kort digitaal gesprek (van 15 minuten) kunnen we alvast kort kennismaken. Verwacht je niet aan een klassiek sollicitatiegesprek; tijdens het speedinterview peilen we vooral naar je motivatie, je jobinzicht en jouw verwachtingen en je relevante ervaring. Kandidaten die de jury alvast op deze aspecten kunnen overtuigen, worden uitgenodigd voor deel 2. Deze ronde is eliminerend.

Indien (minder dan) 7 kandidaten toegelaten worden tot de selectieprocedure wordt onmiddellijk overgegaan naar deel 2, de gecombineerde proef, en worden de digitale speedinterviews overgeslagen.

Timing: 4 september

Deel 2: Gecombineerde proef

Nu we overtuigd zijn van je motivatie en de verwachtingen met betrekking tot de invulling van de functie van Coördinator ook matchen, nodigen we je graag uit voor de gecombineerde proef. Voorafgaand aan het interview krijg je een case die je ter plaatse voorbereidt. Deze opdracht wordt aansluitend voorgesteld aan de jury, aangevuld met een leidinggevend rollenspel. Verder bevragen we je inzicht in de job, competenties, ervaring, kennis en leren we je graag iets beter kennen.

Het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden voor dit selectiegedeelte en deze selectieprocedure is 60/100.

Timing: 12 september