Administratief medewerker Publieks- en Burgerzaken/Welzijnspunt (C1-C3)

Lokaal bestuur Wingene is op zoek naar administratief medewerkers voor zowel onze Dienst Publieks- en Burgerzaken als voor het nieuwe Welzijnspunt.

Wingene legt de lat hoog met gezonde ambities op alle domeinen: mens, ruimte, beleid en dienstverlening. Samen werken we aan vernieuwing om onze ruim 15.000 inwoners een kwalitatieve en optimale dienstverlening te bieden.

Lokaal bestuur Wingene heeft de ambitie om te groeien naar een open en resultaatgerichte organisatie met een externe focus waar kwaliteitsvolle dienstverlening voorop staat en waar principes van responsabilisering, eigenaarschap, transparantie en resultaatsgerichtheid de leidraad vormen.

Vanaf 2025 vormt Wingene samen met de gemeente Ruiselede een nieuwe fusiegemeente Wingene. Om het team te versterken met het oog op de uitdagende toekomst zijn we op zoek naar twee voltijds administratief medewerkers Loketwerking (Diverse Diensten).

We verwelkomen graag dynamische en gedreven medewerkers om samen onze ambities waar te maken. Herken jij je ook in onze waarden zorg, open, raak en ondernemend?

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle dienstverlening, zowel telefonisch en digitaal als fysiek aan de onthaalbalie.
• Je beantwoordt vragen, verstrekt inlichtingen , verwijst door naar of maakt een afspraak bij een themabalie of specialist indien nodig.
• Je houdt wachttijden voor bezoekers minimaal.
• Je denkt niet in problemen maar in oplossingen om klanten zo efficiënt mogelijk te helpen.
• Je staat in voor het afleveren van eenvoudige, gestandaardiseerde en kortdurende producten binnen het brede spectrum van onze dienstverlening.
• Je bent een cruciale schakel in ons contact center en meldingenmanagement.
• Je neemt de rol op van klantenadviseur
• Je voert een aantal ondersteunende, administratieve taken uit, zowel op het moment dat je aan de balie zit (vb. tussen twee bezoekers door) als op het moment waarop je niet aan de balie ingeroosterd bent (backoffice).

• Je werkt zorgvuldig en resultaatgericht.
• Je bent klantvriendelijk en hebt een groot inlevingsvermogen.
• Je communiceert vlot.
• Je bent voldoende assertief en dynamisch.
• Je bent flexibel en neemt graag initiatief.
• Je beschikt over de nodige PC-skills.
• Je weet discreet om te gaan met informatie en dossiers.

• Een zeer boeiende functie in een dynamische en gezonde organisatie die sterke ambities koestert om de organisatie en de dienstverlening te blijven verbeteren;
• Een voltijdse tewerkstelling in contractueel verband voor onbepaalde duur.
• Ruime vormings- en ontplooiingsmogelijkheden;
• Een bruto maandloon in salarisschaal C1-C3 (afhankelijk van relevante beroepservaring uit overheid of privé) tussen minimum2.349,46 EUR en maximum 4.300,11 EUR voor deze voltijdse functie;
• Vakantiegeld;
• Eindejaarstoelage;
• Hospitalisatieverzekering;
• Tweede pensioenpijler (3 %);
• Interessante vakantieregeling (minimum 31 vakantiedagen voor een voltijdse functie);
• Flexibele arbeidstijden;
• Fietsvergoeding (0,35 EUR per kilometer);
• Maaltijdcheques (8 EUR per cheque);
• PlusPas (kortingpas);
• Fietslease.

Bij de gemeente Wingene worden kandidaten geselecteerd op basis van hun competenties en wordt geen onderscheid gemaakt op basis van leeftijd, geslacht…

Er gebeurt een screening op de formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die voldoen aan de aanwervingsvoorwaarden worden toegelaten tot de selectieprocedure.

De selectieprocedure bestaat uit volgende onderdelen: een mondelinge proef, een schriftelijke proef en een psychotechnische screening.

Elk onderdeel is eliminerend. Dit betekent dat enkel geslaagde kandidaten uitgenodigd worden naar een volgend onderdeel.

Preselectieproef

De aanstellende overheid kan beslissen een preselectie te organiseren op basis van meerkeuzevragen, een praktische proef of een screening van het CV zodra zich minstens 10 kandidaten inschrijven.

Indien de aanstellende overheid beslist om een preselectie te laten plaatsvinden op basis van een screening van het CV vormt de voor de functie opgestelde functiebeschrijving hierbij de basis. Om elke kandidaat een objectieve screening te garanderen, zal er ofwel een sollicitatieformulier bezorgd worden dat de kandidaat naar aanleiding van zijn sollicitatie op voorhand dient in te vullen, ofwel zal de kandidaten gevraagd worden een motivatiebrief te schrijven. De kandidaat zal duidelijk gemaakt worden welk het belang is van dit sollicitatieformulier of deze motivatiebrief en met welk doel het dient ingevuld of opgesteld te worden. De kandidaat verbindt er zich toe de in het formulier gedane beweringen indien gevraagd te kunnen staven met concrete bewijsstukken.

Het resultaat in geval van een test op basis van meerkeuzevragen of een praktische proef telt niet mee voor het eindresultaat van de selectieprocedure.

De datum waarop de eventuele preselectieproef plaatsvindt is momenteel nog niet gekend.

Schriftelijk gedeelte

In dit onderdeel worden enkele competenties vereist voor de functie op basis van de resultaatsgebieden in de functiebeschrijving en het vereiste competentieprofiel getoetst. Dit deel omvat een gevalstudie en/of meerdere cases met betrekking tot zaken die rechtstreeks verband houden met het werkgebied van de dienst en de eigen bevoegdheden. Een proef die de nodige basiskennis van de gemeentelijke organisatie, werking en/of regelgeving m.b.t. de functie toetst. Deze proef kan deels of geheel verwerkt worden in het luik cases. Dit deel is eliminerend. De kandidaten moeten minstens 50 % halen om toegelaten te worden tot de volgende stap in de selectieprocedure.

De datum waarop de thuisopdracht wordt uitgestuurd is momenteel nog niet gekend, alsook de uiterste indieningsdatum.

Persoonlijkheidsvragenlijst

Een op de functie en werkomgeving gerichte persoonlijkheidsvragenlijst waarvan de resultaten gelden als informatie bij het mondeling gedeelte.

De datum waarop de persoonlijkheidsvragenlijst wordt uitgestuurd is momenteel nog niet gekend.

Mondeling gedeelte

Waarbij enkele competenties vereist voor de functie op basis van het functie- en competentieprofiel getoetst worden, alsook waarin gepeild wordt naar de motivatie en interesse voor het werkterrein.

De kandidaten dienen op het schriftelijk en mondeling deel samen 60 % van de punten te behalen om als geslaagd te worden beschouwd.

De datum waarop het mondeling gedeelte, inclusief rollenspel, zal plaats vinden is momenteel nog niet gekend.