Klantenadviseur andere nationaliteiten (C1-C3)

Stad Kortrijk zoekt een klantenadviseur andere nationaliteiten ter versterking van team burgerzaken.

Elke dag zet je je samen met meer dan 1800 collega's van stad en OCMW in voor dé Kortrijkzaan. Ons aanbod qua dienstverlening is zeer divers, denk maar aan sport, cultuur, burgerzaken, kinderopvang, thuiszorg, sociale tewerkstelling, onderwijs, integratie, stadsontwikkeling, huisvuilophaling, groen, parkeerbeleid, armoedebestrijding, schuldhulpverlening, evenementen, economie, wegenwerken, woonzorgcentra... De uitdagingen voor de diensten en de medewerkers zijn dan ook groot en evolueren voortdurend. Samen zorgen we ervoor dat het aanbod afgestemd is op de wensen en behoeften van de inwoners van stad Kortrijk.

· Je verzorgt een vlotte kwaliteitsvolle klantenbediening m.b.t. alle vragen omtrent vreemdelingenadministratie. Je vervult een sleutelrol in de opvolging en behartiging van dossiers van je klanten. Ongeacht de complexiteit van het dossier, behandel je alle klanten correct, vriendelijk en met respect. Taken zijn bijvoorbeeld:

o Inschrijven van vreemdelingen

o Behandelen aanvragen regularisatie

o Samenstellen dossiers en nazicht op volledigheid van stukken voor nieuwe inschrijvingen

o Bijzondere aandacht aan de registers van de verblijfstitels

o Voorbereiding en afleveren verblijfstitels

o Aanmaken en afleveren van attesten (attest van hoofdverblijfplaats, gezinssamenstelling, uittreksel strafregister,...)

o Adreswijzigingen opnemen, opvolgen en afhandelen

o Elektronische vreemdelingenkaarten aanvragen en afleveren, bestellen kaarten

o Briefwisseling met betrekking tot de vreemdelingendossiers

o Communicatie naar Dienst Vreemdelingenzaken

• Je geeft deskundige info. Je zoekt samen met de klant naar de meest aangewezen oplossing tot het regelen van zijn verblijfssituatie. Uiteraard altijd binnen de wettelijke bepalingen.
• Je maakt afspraken en vervolgafspraken voor de opvolging van de dossiers van je klanten.
• Je geeft bijstand aan je collega’s m.b.t. alle dossiers vreemdelingen. Je overlegt over aanpak dossiers en ondersteunt elkaar bij de verwerking. Je anticipeert op problemen en formuleert verbetervoorstellen.
• Je beantwoordt vragen van externe organisaties of partners en staat in voor de briefwisseling.
• Tijdens de werktijden garandeer je de telefonische dienstverlening.
• Je volgt relevante wetgeving rond vreemdelingen op zodat je steeds op de hoogte bent van eventuele wijzigingen en een optimale dienstverlening kan garanderen. Nieuwigheden maak je je eigen en je past mee de processen aan.
• Je kan wetgeving vlot aanleren, interpreteren en op een eenvoudige manier uitleggen aan de klant. Je krijgt uitgebreide interne opleiding op de werkvloer. Je volgt ook regelmatig externe opleidingen.
• Je draagt op een positieve manier bij aan de formele en informele overlegmomenten binnen het team. Je stelt je flexibel op bij de dagelijkse werkorganisatie teneinde een vlotte klantenbediening te realiseren.

Om te kunnen deelnemen heb je minstens een getuigschrift hoger secundair onderwijs nodig.

· Ben je dit kwijt? Heb je nog geen gelijkstellingsattest voor je buitenlands diploma? Dan kan je toegelaten worden onder voorbehoud. Let op, je kan enkel een job aangeboden krijgen als je ons later ook effectief het getuigschrift bezorgt.

· Nog even zoeken? Dat kan ook. Je kan je nu alvast inschrijven en via de link van je bevestigingsmailtje de bijlages later nog toevoegen.

· Bij een concreet jobaanbod, vragen wij ook een uittreksel uit het strafregister. Dit dient blanco te zijn.

Wij voorzien een voltijds contract van onbepaalde duur op C1-C3-niveau. Wat bieden we nog meer?

· We houden rekening met relevante ervaring uit je voorbije loopbaan (maximum 18 jaar). Anciënniteit uit de openbare sector kan je onbeperkt meenemen. Jouw voltijds loon zal bij opstart minstens € 2349,46 en maximaal € 3727,92 bedragen, afhankelijk van het aantal jaar relevante beroepservaring. De volledige loonschalen kan je hier raadplegen.

· Een mooi verlofpakket en een flexibel uurrooster.

· Een aantrekkelijke eindejaarspremie.

· Maaltijdcheques (€7,50).

· Een mobiliteitsplan op maat met fietsvergoeding (€0,36 per km), gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, de kans om voordelig te fietsen via ons fietsleaseprogramma en een gratis abonnement voor Mobit deelfietsen.

· Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor je partner en kinderen en een groepsverzekering (tweede pensioenpijler) die voor je toekomst zorgt.

· Gratis aansluiting bij GSD-V.

· Een fijne werkomgeving waar welzijn en werkgeluk voorop staan met ontwikkelingskansen en personeelsactiviteiten.

Screening CV

Aan de hand van de toelatingsvoorwaarden gaan we na of je al dan niet kan deelnemen aan deze selectieprocedure.

Bij meer dan 15 kandidaten gaan we over tot een prescreening waarbij we een strengere selectie maken op basis van relevante ervaring en motivatie.

Deel 1: Online testen

Via drie computertesten die je van thuis uit kan maken, meten we jouw logisch redeneervermogen en administratieve vaardigheden (Bijvoorbeeld: begrijpend lezen, abstract redeneren, nauwkeurigheid…). Deze ronde is eliminerend, je moet voor twee van de drie online testen slagen om door te stromen naar het tweede deel.

Timing (onder voorbehoud): (ten laatste) op maandag(avond) 12 mei 2025 ontvang je per mail een uitnodiging met een link naar de online testen. Alle testen moeten voor 15 mei 2025 om 23u59 afgewerkt zijn.

Deel 2: Digitaal speedinterview

Tijdens het digitale speedinterview via Microsoft Teams, willen we in een kwartier graag kort kennis met je maken. We bevragen je motivatie, jobinzicht, ervaring, persoonlijkheid en je kijk op onze vacature en organisatie.

Timing: Het digitaal speedinterview gaat onder voorbehoud door op 21 mei 2025. We maken de planning pas op na de eerste ronde. Alle interviews zijn op afspraak.

Deel 3: Korte opdracht en interview met de jury

Voor we je eindelijk kunnen ontmoeten, krijg je even de tijd om hier ter plaatse een praktijkgerichte opdracht voor te bereiden. Tijdens het aansluitend interview bevragen we je over deze case en gaan we ook graag dieper in op jouw competenties en wat jou typeert als persoon. Ter voorbereiding van het interview met de jury ontvang je voordien een korte online persoonlijkheidstest.

Deze ronde is eliminerend. Het minimum resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure is 60/100.

Timing (onder voorbehoud): Het competentiegericht interview zal doorgaan op 28 mei 2025. We maken de planning pas op na de tweede ronde. Alle interviews zijn op afspraak.