Teamlead payroll- en personeelsadministratie

Bij provincie Antwerpen weten we dat diversiteit synoniem staat voor rijkheid. We houden daarbij in het achterhoofd: hoe diverser ons team, hoe rijker onze werking. Vanaf dag één staan jouw talenten en competenties voor ons centraal.

Daarom krijgt talent bij ons alle ruimte. Letterlijk en figuurlijk: van 2.867 km² grondgebied tot onmetelijk veel kansen. Omdat het leven van onze inwoners niet stopt aan de grenzen van steden en gemeenten, zorgen we voor oplossingen die de gemeentegrenzen overstijgen. Dit doen we in heel wat beleidsdomeinen: vrije tijd, ruimte, mobiliteit, economie, landbouw, leefmilieu, waterbeleid, onderwijs, ... Je komt de provincie dan ook vaker tegen dan je denkt. Tijdens een dagje uit in haar parken of domeinen, in één van onze provinciale scholen, fietsend of wandelend langs het routenetwerk of de onbevaarbare waterlopen, op weg naar het werk via onze fietsostrades ...

Meer dan 1700 medewerkers zorgen ervoor dat de provincie Antwerpen een fijne plek is om te werken en te leven. Laboranten, stielmannen, administratief medewerkers, architecten, ingenieurs, poetsvrouwen, consulenten, projectmanagers, … De kans is groot dat er een job is die bij jou past.

Waar kom je terecht?

De provincie Antwerpen wordt op vlak van HR ondersteund vanuit het departement Personeel en Organisatie. Je komt terecht in het team dat verantwoordelijk is voor het beheer en de opvolging van de payroll- en personeelsadministratie, evenals de bijhorende eerstelijnsdienstverlening naar medewerkers. Deze rol heeft betrekking op het hoofdbestuur en onze autonome provinciebedrijven (APB’s).

Vatten we jouw takenpakket in een notendop samen, dan ziet dat er zo uit:

Als teamlead payroll & personeelsadministratie ben je, samen met de payroll experts, verantwoordelijk voor het optimale verloop van de voorbereiding en de correcte uitvoering van de loonverwerking, alsook voor vlotte en accurate processen inzake payroll, personeelsadministratie en tijdregistratie. Je rapporteert aan het departementshoofd.

Dit vertaalt zich verder in de volgende concrete taken en opdrachten:

• Het brede domein van personeels- en loonadministratie is jouw verantwoordelijkheid en dat van je 5-koppig team. Jullie behartigen samen de personeels- en salarisadministratie van zo’n 1700 medewerkers werkzaam binnen de verschillende juridische entiteiten van de provincie.
• Als teamlead ben je eindverantwoordelijke voor de correcte, tijdige en klantvriendelijke uitvoering van de personeels- en loonadministratie van de provincie Antwerpen.
• Je staat in voor de correcte toepassing van de sociale wetgeving en sectorale regelingen en volgt deze van nabij op.
• Je volgt de trends op die relevant zijn voor het domein van payroll en personeelsadministratie binnen de overheid en de HR-werking in het algemeen (bv. evolutie naar een cafetariaplan), en je adviseert actief je departementshoofd en het managementteam op dit vlak. In samenwerking met je collega-diensthoofden en je departementshoofd teken je zo de visie omtrent het toekomstige payrollbeleid binnen de organisatie mee uit.
• Je coördineert en optimaliseert de werking binnen je team en stimuleert een cultuur van voortdurende verbetering. Het digitaliseren en automatiseren van de dienstverlening is hierbij essentieel. Samen met je team werk je hieraan en weet je hen te enthousiasmeren, te coachen en te motiveren om verandering te omarmen. Je betrekt je klanten hierbij en in het bijzonder de leidinggevenden, van management tot ploegbaas.
• Je bent een belangrijke stakeholder binnen diverse HR projecten en werkt nauw samen met de andere HR-afdelingen zoals rekrutering, HR business partners, juridisch team, personeelsbudgettering, enz.
• Last but not least, zal je als teamlead nadrukkelijk in de ‘lead’ moeten zijn om mee vorm te geven aan een vernieuwend ‘project personeelsadministratie’ tijdens de nieuwe lokale legislatuur (2025-2030). Naast het mee implementeren van het provinciale bestuursakkoord omvat dit project onder andere het mee uittekenen van het toekomstige organigram van de dienst na de pensionering van diverse titularissen, alsook de toekomstige samenwerking met het sociaal secretariaat, na afloop van het huidige contract.

• Je bent mensgericht en een echte teamplayer.
• Je manier van werken is gestructureerd en planmatig. Via kleinere en grotere projecten breng je continu verbetering in de werking van je team. Je bent daarbij gericht op het steeds verder automatiseren en digitaliseren.
• Je weet een helikopterblik te houden en beschikt over een analytische en probleemoplossende ingesteldheid.
• Je bent proactief en pragmatisch ingesteld, met een sterke 'getting things done' mentaliteit.
• Je team heeft met jou een enthousiaste leidinggevende achter zich staan die hen aanstuurt en motiveert, maar ook ondersteunt en coacht.
• Je handelt klantgericht, je past daarbij je communicatiestijl aan in functie van je doelpubliek en je voert met verschillende belanghebbenden steeds een open en transparante dialoog.
• Je bent betrouwbaar, nauwgezet, discreet.
• Je werkt vlot samen met collega's, ook over de grenzen van je team heen.

Vink jij ook volgende zaken af?

• Je beschikt over een masterdiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring en je slaagt voor een capaciteitstest.
• Je beschikt over minstens 4 jaar ervaring inzake payroll en sociale wetgeving/arbeidsrecht.
• Ervaring in leidinggeven en/of in het coördineren van een team is een must.
• Ervaring binnen een overheid of voeling met de publieke context is zeker een pluspunt.
• Je werkt vlot met IT - toepassingen. Je hebt een heel goede kennis van Excel en liefst al ervaring met het gebruik van personeelsadministratie- en payrolltools.
• Kennis en/of ervaring met het payrollpakket van Cipal-Schaubroeck (Lima) en/of het tijdregistratiepakket van Primion (Primetime) is mooi meegenomen.

Werk je bij de provincie Antwerpen of een ander openbaar bestuur? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden voor bevordering, interne mobiliteit of externe mobiliteit. Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met de consulent werving en selectie.

Jouw salaris is gebonden aan de vooropgestelde barema’s die horen bij het niveau van de functie.

Deze functie is ingeschaald op A4-niveau. Je start in salarisschaal A4a en het bruto maandsalaris ligt tussen € 4.383,11- € 6.683,00.

• Maaltijdcheques van 8 euro/dag
• Gratis hospitalisatieverzekering, en de mogelijkheid voor je gezinsleden om hierop aan te sluiten
• Tweede pensioenpijler
• Aanvullende ziekteverzekering
• Vakantiegeld en eindejaarstoelage
• 36 jaarlijkse vakantiedagen
• Fietsvergoeding van 0,35 cent per getrapte kilometer of een abonnement openbaar vervoer
• Gebruik van dienstwagens -en fietsen voor dienstverplaatsingen
• Mogelijkheid tot thuiswerken
• Personeelsvereniging die kortingen aanbiedt op tal van evenementen, cultuurprogramma's, pretparken, …
• Een investering in jezelf door een afwisselend opleidingsaanbod
• Laptop voor professioneel gebruik
• Glijdende werkuren
• Mogelijkheid tot fietsleasing voor medewerkers met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur

Bekijk onze extra legale voordelen om ons uitgebreid voordelenpakket te bekijken en onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto en netto maandsalaris.

Wil jij mee de payroll –en personeelsadministratie van provincie Antwerpen verder uitbouwen? Super! Samen doorlopen we volgende stappen:

Stap 1: Ja, ik wil!
Na het lezen van onze vacature ben jij overtuigd dat deze job écht iets voor jou is, je stuurt ons dan ook je CV en motivatiebrief tot en met 19 januari 2025 via de solliciteerknop hieronder.

Stap 2: cv-screening
Wij screenen alle binnengekomen cv’s en motivatiebrieven op basis van professionele ervaring met het takenpakket & motivatiebrief.

Stap 3: Check je mail!
Indien je bij de overgebleven kandidaten bent, krijg je van ons een mailtje in de week van 20 januari 2025 waarbij we je uitnodigen voor de thuisopdracht en competentiegerichte interview.

Stap 4: Competentiegerichte interview en presentatie thuisopdracht
Voorafgaand het competentiegerichte interview waarbij we jou al wat beter leren kennen, horen we graag jouw versie en visie op de thuisopdracht. Dit onderdeel zal in het provinciehuis doorgaan op 6 februari 2025.

Stap 5: Assessment
Nadat we iedereen al wat beter hebben leren kennen tijdens het competentiegerichte interview, selecteren we de kandidaten om deel te nemen aan het assessment, waarbij een aantal competenties met de focus op het leidinggevende aspect aan deze functie verder zullen getest worden.

Stap 6: Eindselectie
De selectiejury legt jouw resultaat uit de vorige stappen samen en kiest de laureaat voor deze procedure.

Stap 7: We hebben een match!
Tijdens de eindbeslissing stellen we een eindrangschikking op waarna we iedereen telefonisch op de hoogte brengen van zijn/haar resultaat en de laureaat de functie aanbieden.

Houd deze data alvast vrij in je agenda.

Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.

En dan tot slot

• We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan.
• Je zal werken in het provinciehuis (zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer).
• Voor inhoudelijke vragen over de functie kan je terecht bij Maarten Schaerlaekens, waarnemend teamlead, via tel. 03 240 57 98, GSM 0472 011 548 of email: maarten.schaerlaekens@provincieantwerpen.be.
• Is er nog iets onduidelijk over de selectieprocedure, de verloning of de extralegale voordelen? Dan helpt Annelise Van der Perre, consulente werving & selectie je graag verder via tel. 03 240 69 91 of email: annelise.vanderperre@provincieantwerpen.be.

Contactpersoon:
Recruiter picture
Annelise Van der Perre
Consulent werving en selectie
03 240 69 91